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会议商务策划

会议接待的流程

2014-06-10 2656

会议接待的流程

                                                         

 

本文导读:一场成功会议的举行,需要提前做好策划和准备工作。那么,会议接待有着那些流程呢?接下来,小编就为大家详细的介绍一下会议接待的流程。

(一)准备会议资料:会议在开始之前,都需要提前准备好相关的会议材料,这是非常重要的。同时,还有统计好所以参加会议的人员数目,这样就可以根据人员的数目,打印好会议的相关材料。会议的材料要发放到每一个参与会议的人员的手中,确保人人有份。

(二)准备会议用品:会议在进行的过程中需要许多物品。这些物品通常包含会议用的座椅,记录问题的水性笔,笔记本,一次性水杯、饮水机、会议资料、会议室的指示牌、开会用的音响和投影仪、如果有活动的话,还需要特别准备一些活动的道具和奖励用的礼品等等相关物品。

(三)会前的基本工作:根据会议的要求提前布置好会场,还要安排好领导、嘉宾、与会人员的食宿情况。提前对座椅的摆放和数名进行检查,与餐厅协调好就餐时间和餐品。会前还要与会场的保安进行沟通,保证会议的安全进行。

(四)做好人员的安排:在会前要根据参与会议的人数安排接待小组,在接待的过程中,要把责任逐一的落实到个人,签到、引导、会议记录、财务、物品管理、入住登记等。在会议进行的时候,也要安排人员进行随时的掌控。会议摄影、会议记录、会议服务等都要提前做好安排。

(五)接站:会议开始之前,要有人负责接站。并且引导其进入会场,做好登记。

(六)会议过程的注意事项:在会议的进行中,要安排好与会人员的作息时间和就餐时间。落实会议室的各项事宜,例如饮水机、纸张、笔、座椅等。在会议进行时,也要随时关注与会人员的身体情况,要提前准备一些常备药品。

(七)会议结束工作。会议在结束之后,要准备好会议总结,其中包括会议的参与人数、会议的天数、会议的结果、会议的开销等。同时,还要准备好与会人员的食宿收据。安排与会人员顺利返程。

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  文章来自:www.xinhuiwu.com

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